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Légalisation de documents

La légalisation des documents est une étape importante de toute transaction. Les apostilles sont délivrées par des fonctionnaires pour vérifier l’authenticité d’un document auprès d’un gouvernement étranger. Lorsqu’un document est estampillé d’une apostille, il est officiellement reconnu comme légitime par le fonctionnaire qui l’a tamponné. Ce processus garantit que seules des copies authentiques sont utilisées.

Les apostilles peuvent être utiles à toute personne qui voyage en dehors de son pays d’origine et qui souhaite montrer qu’elle a obtenu légalement certains éléments à l’étranger. Il s’agit notamment des hommes d’affaires, des diplomates et des touristes. Par exemple, certains pays exigent que tous les passeports soient tamponnés d’une apostille avant d’être autorisés à entrer dans le pays.
Des services d’apostille sont disponibles auprès de nombreuses agences dans le monde entier. Ces organismes peuvent vous aider à organiser vos documents, à les certifier pour les authentifier et à organiser leur livraison ou leur retour.

Nous expliquons ce que vous devez savoir si vous prévoyez de voyager à l’étranger avec des documents légaux tels qu’un testament, un certificat de mariage, un certificat de naissance, un jugement de divorce ou d’autres documents sensibles.

Ce que vous devez savoir sur la légalisation des documents internationaux

La légalisation d’un document signifie que le document sera estampillé pour indiquer que le document a été vérifié par une agence gouvernementale et qu’il est authentique. L’un des avantages de la légalisation de vos documents est qu’il s’agit d’un processus peu coûteux.

Par exemple, si vous prenez l’avion pour le Mexique et que vous voulez apporter votre testament avec vous, vous devrez le faire authentifier par un notaire, puis le faire authentifier par le consulat mexicain. L’ensemble de la procédure vous coûtera environ 22 USD.

Bien qu’il ne soit pas nécessaire de faire légaliser tous les documents que vous apportez à l’étranger, il est préférable d’opter pour la prudence et de faire légaliser les documents les plus sensibles. Les documents tels que l’acte de naissance, le certificat de mariage, le jugement de divorce, le certificat de décès et le testament en sont de bons exemples.

Quels sont les documents qui doivent être légalisés ?

Les documents qui doivent être notariés pour être légalisés peuvent inclure, mais ne sont pas limités à :

  • Certificat de mariage
    Il est préférable de faire notarier votre certificat de mariage si vous voyagez avec un conjoint ou des enfants.
  • Certificat de naissance
    Si vous voyagez avec des enfants de moins de 18 ans, vous pouvez également faire légaliser leur certificat de naissance.
  • Jugement de divorce
    Si vous voyagez dans un autre pays avec votre ex-conjoint, il est bon de faire authentifier et/ou légaliser le jugement de divorce.
  • Certificat de décès
    Si vous voyagez avec une personne décédée, il est bon de faire authentifier et/ou légaliser le certificat de décès.

Quels documents n’ont pas besoin d’être légalisés ?

Les documents qui n’ont pas besoin d’être notariés ou authentifiés sont les suivants :

  • Carte d’étudiant
    Si vous êtes étudiant à l’étranger, vous voudrez peut-être apporter votre carte d’étudiant avec vous pour pouvoir assister aux cours et passer les examens. Sachez que vous devrez peut-être faire authentifier votre carte d’identité, mais pas la faire authentifier.
  • Dossiers médicaux
    Si vous voyagez avec des dossiers médicaux et qu’ils ne sont pas scellés ou dans une enveloppe scellée, ils n’ont pas besoin d’être notariés mais doivent être authentifiés par le consulat.
  • Permis de conduire
    Si vous conduisez dans un pays étranger, votre permis de conduire n’a pas besoin d’être notarié ou authentifié.

Quels sont les documents qui doivent être authentifiés et non légalisés ?

Il y a certains documents que le consulat ne fera qu’authentifier et non légaliser, par exemple :

  • Un acte de naissance
    Par exemple, si vous voyagez avec des enfants et que vous voulez les inscrire à l’école. Vous devrez d’abord faire authentifier l’acte de naissance de votre enfant, puis le faire authentifier par un notaire.
  • Un certificat de décès
    Si un membre de votre famille est décédé, vous devrez peut-être présenter le certificat de décès pour diverses raisons, par exemple pour fermer le compte bancaire de la personne décédée, recevoir des prestations d’assurance ou obtenir le certificat de décès pour fermer le prêt hypothécaire de la personne décédée. Dans cet exemple, le certificat de décès est authentifié mais non notarié.

Comment authentifier et légaliser vos documents ?

Si vous avez décidé de faire authentifier vos documents et de les faire authentifier par une représentation, vous devrez apporter votre document au consulat et le faire vérifier. Le fonctionnaire du consulat apposera un sceau d’authentification sur le document. Ce sceau attestera que le document est authentique et qu’il a été vérifié par le consulat.

Si vous avez décidé de faire authentifier vos documents par un notaire, vous devrez apporter vos documents chez le notaire public, qui vous demandera de présenter une pièce d’identité portant votre nom et votre photo. Le notaire vous demandera ensuite de signer le document devant lui, d’y apposer son sceau et d’y inscrire son nom. Le notaire enverra ensuite les documents au consulat où ils seront vérifiés et marqués du sceau d’authentification.

Autres conseils pour voyager avec des documents sensibles

  1. Conservez vos documents dans un endroit sûr. Si possible, ne les gardez pas dans une valise ou un sac et veillez à les conserver dans un endroit sûr et fermé à clé.
  2. Évitez de garder les documents dans votre portefeuille ou sur vous à tout moment. Si vous perdez votre portefeuille ou s’il est volé, vos documents pourraient tomber dans de mauvaises mains.
  3. Si vous voyagez avec un testament, faites des copies et laissez l’original à la maison ou dans un endroit sûr.
  4. Stockez vos documents dans un fichier numérique. Vous pouvez stocker vos documents dans un fichier numérique et les faire enregistrer sur votre ordinateur ou sur un système de stockage en nuage tel que Dropbox ou iCloud.

La légalisation de documents est le processus par lequel un document est certifié comme authentique et sa source est vérifiée. La légalisation des documents est essentielle pour les transactions internationales et pour que les documents soient légalement valables dans d’autres pays. Lorsque vous voyagez à l’étranger avec des documents sensibles, assurez-vous de comprendre quels sont les documents qui doivent être notariés, ceux qui doivent être authentifiés et ceux qui ne nécessitent aucun traitement particulier.